Actualités

29 janvier 2014-

Par Reno Koepp

Dans la première partie de ma série de blogs, Fixation du prix des projets complexes - Le coût est-il vraiment déterminant ?J'ai abordé l'importance de l'étendue des produits et des services dans les projets complexes. Dans la plupart des cas, il est essentiel de trouver une solution d'entrée optimale pour être considéré comme un fournisseur et passer à la négociation d'un contrat. Dans cette phase initiale des discussions, les spécifications techniques et les modèles de projet sont donnés, y compris le prix. Toutefois, le vendeur dispose toujours d'une marge de manœuvre dans la définition du champ d'application en déterminant l'utilisation des matériaux, les fonctionnalités logicielles absolument nécessaires et la manière de dimensionner habilement l'équipe de projet.

Optimisation du champ d'application

La première étape de l'optimisation de l'offre devrait être optimisation du champ d'application, suivi de optimisation du coût pour le champ d'application défini et enfin optimisation des prix. Quelques suggestions de bonnes pratiques pour l'optimisation du champ d'application sont énumérées ci-dessous :

• Constituer une équipe d'experts : Les membres doivent être issus de différents domaines et comprendre des spécialistes des produits, du personnel de service, des gestionnaires de projet, des logisticiens, etc. Ils doivent travailler ensemble pour mettre en place un plan d'analyse et d'interprétation approfondie des documents d'appel d'offres. À la fin de la journée, un accord doit être conclu entre les membres du groupe et communiqué au sein de l'organisation. Cela permettra d'éviter toute mauvaise communication entre les attentes des chefs de projet et celles des chefs de produit.
• Fournir les solutions les plus rentables :Il y aura toujours des lacunes dans l'appel d'offres qui laisseront place à l'interprétation et à la négociation. Vous devez toujours garder à l'esprit l'intérêt du fournisseur et penser aux objectifs généraux du projet et, bien sûr, au budget.
  • Toutefois, il convient de garder à l'esprit que la meilleure solution n'est pas toujours la plus une solution rentable. Les experts techniques ont tendance à tout inclure dans l'offre, y compris ce que leurs produits les plus performants peuvent faire, ce qui est contre-productif. Cette valeur ajoutée devrait être utilisée pour augmenter les opportunités de vente. L'offre doit être configurée en fonction de la solution minimale qui répond aux exigences du projet.
• Négocier soigneusement les déclarations de conformité : Dans de nombreux cas, des déclarations de conformité doivent être soumises pour s'assurer que le fournisseur est d'accord avec certaines exigences et spécifications. Au cours des négociations avec le client, il convient de supprimer certaines des déclarations de conformité les plus importantes et de s'engager à respecter la conformité sur une base individuelle. Certaines déclarations peuvent s'avérer peu prioritaires pour le client, mais pourraient coûter des centaines de milliers de dollars au fournisseur.
• Déterminez vos besoins en logiciels : Veillez à ne proposer que les logiciels d'application absolument nécessaires, y compris toutes les fonctions requises et obligatoires.
• Ne pas inclure les prix des pièces optionnelles : Ces prix risquent d'être inclus dans l'étendue du projet et donc de faire l'objet de "remises d'entrée" élevées, typiques de ce type de projets. Étant donné que le client achètera tôt ou tard ces pièces optionnelles, il convient de les maintenir à un niveau raisonnable, car elles assureront la "récupération" après la phase d'entrée du projet.
• Envisagez des offres à forte intensité de services : Il s'agit d'estimations réalistes du temps, et surtout de la conception des ressources et des compétences appropriées. Par exemple, les bureaux de projet, les voitures, les frais de déplacement, les indemnités, les outils, etc. doivent être remis en question de manière critique. Cependant, les compétences calculées jouent un rôle majeur. Si un chef de projet allemand de haut niveau est budgétisé pour un projet en Inde, vous constaterez très rapidement que les attentes en matière de salaire seront très probablement très différentes, ce qui rendra difficile l'embauche du candidat idéal. Il est préférable de faire appel à un technicien local plutôt qu'à un ingénieur étranger. La formation locale en cours d'emploi et le remplacement en temps voulu des ressources étrangères coûteuses sont essentiels.
• Faites le tour du marché : Demandez des devis à différents sous-traitants et comparez-les. Dans ce cas, il convient de communiquer clairement aux sous-traitants l'étendue de la solution d'entrée, plutôt que de se contenter de leur transmettre les documents d'appel d'offres.
• Définir une stratégie de déploiement optimisée : Un déploiement plus rapide avec des ressources supplémentaires est évidemment préférable à un déploiement lent. Dans le cas contraire, les frais généraux du projet auront un impact négatif sur le résultat.
• Tirer parti de la technologie : Des logiciels sophistiqués de configuration, de prix et de devis (CPQ) sont désormais largement disponibles pour aider les responsables des produits et des prix à configurer un produit optimisé en fonction du champ d'application. Les logiciels CPQ, tels que ceux fournis par Logiciel CameleonCombinée à des solutions d'optimisation des prix, elle est utilisée par les entreprises les plus performantes.

Analyse des risques et budget d'urgence

La réalisation d'une analyse des risques est importante pour les projets complexes. Toutes les questions ne peuvent pas être traitées en détail, mais il convient de formuler des propositions d'action et des considérations sur la tarification des projets complexes. Voici mes suggestions pour réaliser une analyse de risque approfondie pour un projet complexe :

Première étape : Recueillir et répertorier tous les risques possibles, tels que les trajets multiples pour la reprise, les risques liés aux produits pour les nouveaux développements, les risques de livraison, les fluctuations monétaires, les retards de projet, les changements de conception, etc. Il existe de nombreux outils logiciels permettant de rationaliser la collecte et la catégorisation de ces données sur les risques.

Deuxième étape : Évaluer l'impact monétaire du projet.

Troisième étape : Déterminer la probabilité d'occurrence du risque et obtenir le risque final pondéré.

Il existe de nombreuses façons de traiter le montant du risque monétaire dans l'analyse de rentabilité. Les méthodes éprouvées sont les suivantes :

1. La valeur pondérée du risque qui dépasse une certaine probabilité, par exemple 50%, est incorporée directement dans le calcul du coût, puisque l'on peut supposer que ces risques se produiront avec une forte probabilité. Ces risques sont donc considérés comme un coût et non plus comme un risque.
2. Le responsable de la tarification traite séparément le budget de contingence des risques et calcule la rentabilité avant et après le risque. En fonction du poids des risques, il est possible de déterminer les scénarios les plus favorables et les plus défavorables.
3. La troisième option est une combinaison des méthodes A et B.

De nombreuses entreprises s'attendent à un scénario optimal sans vraiment accepter le fait que l'estimation des coûts du projet ne représente que cela, le scénario optimal. Pour remporter un contrat, les responsables essaient souvent de "bien compter" l'offre. J'ai participé à un certain nombre de réunions d'examen des offres et, dans tous les cas, la dernière vis à ajuster et à optimiser est le budget pour imprévus.

La tarification et l'optimisation des risques dans les projets complexes vont de pair. Les entreprises qui réussissent acceptent les risques inhérents aux offres de projets complexes et intègrent l'éventualité du risque dans l'évaluation de la marge. Les marges sont présentées par le responsable de la tarification pour approbation par la direction, avec et sans risques. En outre, les risques doivent être traités séparément d'un point de vue commercial et figurer au bilan. Des provisions appropriées doivent également être constituées.

Ce n'est que lorsque l'équipe chargée de l'appel d'offres a examiné le champ d'application, le plan du projet de déploiement, les coûts et les risques, qu'elle doit envisager de passer à l'optimisation des prix.

J'ai hâte de partager mes réflexions sur les défis et les meilleures pratiques pour les gestionnaires de prix dans mon prochain blog. Restez à l'écoute.