Rebate Management & CPQ : Une nouvelle approche pour piloter vos marges

Transformer les programmes de rebate en leviers stratégiques de rentabilité devient une priorité pour les industriels et les distributeurs.

Pourtant, de nombreuses entreprises restent freinées par des processus manuels, une faible automatisation et un manque de visibilité sur la performance réelle de leurs programmes.

Rejoignez PROS et Ben Consulting Services pour un webinar de 45 minutes, où nous vous montrerons comment moderniser la gestion des rebates grâce aux solutions digitales, à l’automatisation intelligente et à une approche conseil orientée résultats.

Découvrez comment les outils CPQ (Configure, Price, Quote) et la tarification pilotée par l’IA peuvent simplifier vos opérations, sécuriser vos marges et révéler de nouvelles opportunités de croissance.

Ce que vous allez apprendre :

• Les enjeux stratégiques actuels liés aux rebates dans l’industrie et la distribution
• Les pièges les plus fréquents et comment les éviter
• Comment l’automatisation renforce la transparence, la conformité et l’efficacité
• Une démo de la plateforme de Rebate Management et son intégration dans CPQ
• Le rôle du CPQ dans l’accélération des ventes et l’amélioration de l’expérience client

Intervenants

Transcription complète

Omar Bendada – Ben Consulting Services

Bonjour à toutes et à tous, et bienvenue à ce webinaire organisé en collaboration avec PROS, sur un sujet qui n’est pas des plus simples : la gestion des rebates. Nous l’avons intitulé Rebates Management & CPQ : une nouvelle approche pour piloter vos marges.

Au cours des 45 prochaines minutes, nous allons tenter de clarifier le concept de rebate. Nous verrons pourquoi il devient stratégique, et comment s’équiper efficacement — notamment avec la solution de PROS — pour bien gérer les remises dans vos processus de vente, et comment cela peut s’intégrer dans un système CPQ.

N’hésitez pas à poser vos questions dans le chat en direct ou dans la boîte à questions située en haut de votre écran. Nous essaierons de consacrer les cinq dernières minutes du webinaire pour y répondre.

Sans plus attendre, je me présente : je suis Omar Bendada, Directeur Général de Ben Consulting Services (BCS), et je suis aujourd’hui accompagné de Christophe Lafont, Directeur Strategic Consulting chez PROS.

Dans ce webinaire, nous vous proposons l’agenda suivant : nous commencerons par une introduction sur les défis actuels du commerce. Nous parlerons bien sûr de ce qu’est le CPQ, et de la manière dont les rebates apportent de la valeur ajoutée dans un processus CPQ.

Ensuite, Christophe vous présentera la vision de PROS sur les enjeux, les risques et les leviers liés à l’automatisation des rebates. Il enchaînera avec une démonstration vidéo de la solution, et je conclurai cette session par une présentation de Ben Consulting et de la manière dont nous pouvons vous accompagner sur ce type de projet.

Enfin, comme mentionné précédemment, nous prendrons les dernières minutes pour répondre à vos questions.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, commençons par une clarification sur ce que sont les rebates.

En France, il y a souvent une confusion terminologique : on utilise parfois le même mot pour désigner à la fois les discounts (remises immédiates) et les rebates (remises différées). Alors, quelle est la différence ?

Les discounts sont des remises immédiates appliquées directement sur une transaction, par exemple lors de l’émission d’un devis ou d’une offre commerciale. Les rebates, en revanche, sont des remises différées, souvent conditionnées à l’atteinte de certains objectifs (volume d’achat, clauses contractuelles, etc.) et versées ou créditées au client à l’issue d’un contrat ou à une échéance définie.

Pour simplifier :

• Un discount est immédiat.
• Un rebate est conditionnel et différé, souvent lié à un objectif à atteindre.

Prenons un exemple : contrairement à un discount, un rebate peut consister à proposer à un client une remise rétroactive de 3 % s’il dépasse 100 000 € d’achats. On peut aussi imaginer des paliers : 1 % de remise à partir de 20 000 €, 2 % à 100 000 €, 3 % ou 4 % à 150 000 €, etc. Il est également possible de prévoir des rebates spécifiques à certaines catégories de produits, comme une remise supplémentaire de 1 % sur des produits premium si un certain volume est atteint.

Ces remises différées sont donc généralement liées à un contrat et s’appliquent dans le temps. À l’inverse, un discount est appliqué immédiatement sur le produit ou l’offre.

Aujourd’hui, dans le domaine commercial, on identifie deux grandes catégories de défis :
Pour simplifier :

1. Les défis business :
   • Personnaliser l’expérience d’achat selon les besoins spécifiques de chaque client.
   • Accélérer le processus de vente, souvent ralenti par des outils non connectés ou des méthodes manuelles comme Excel.
   • Offrir une expérience omnicanale fluide, que le client achète en ligne ou via un commercial.
   • Intégrer l’intelligence artificielle pour rendre les processus de vente plus compétitifs.
   • Fournir une transparence totale sur les prix et les conditions commerciales.
2. Les défis opérationnels :
   • Gérer la complexité croissante des modèles de vente et des politiques de remises.
   • Réduire les erreurs humaines dues à une mauvaise compréhension des politiques commerciales.
   • Suivre manuellement les rebates, souvent en dehors des systèmes CPQ, ce qui crée des silos d’information.
   • Permettre aux équipes commerciales de rester compétitives grâce à des outils intégrés et unifiés.

Alors, comment cela se manifeste-t-il dans un processus CPQ ? Avant d’y répondre, permettez-moi de vous expliquer ce qu’est un CPQ, pour celles et ceux qui ne le connaissent pas encore.

CPQ est l’acronyme de Configure, Price, Quote. C’est aujourd’hui un standard de l’industrie, au même titre que les CRM ou les ERP. Il désigne un ensemble d’outils qui permettent à vos équipes commerciales d’accélérer la génération d’offres et de devis, en s’appuyant sur trois grandes fonctionnalités :

1. Configure : la configuration d’un produit, d’un ensemble de produits ou de services. Cette première étape permet de répondre à un besoin client en respectant les exigences métier, en proposant une offre personnalisée et cohérente. On s’assure ici de la faisabilité de la proposition : on ne propose pas des produits qu’on ne peut pas fabriquer ou qui ne correspondent pas à notre catalogue.
2. Price : la tarification. Elle consiste à calculer en temps réel les prix des produits et services, ainsi que les remises — qu’elles soient immédiates (discounts) ou différées (rebates). On vérifie à ce stade la viabilité commerciale de l’offre, en intégrant des garde-fous pour éviter les remises excessives ou incohérentes.
3. Quote : la génération du devis. Cette dernière étape centralise toutes les informations précédentes dans un document structuré, que le client peut consulter pour valider l’offre. Le CPQ permet également d’intégrer des mécanismes d’approbation, des conditions générales de vente, etc.

Quels sont alors les avantages à intégrer le rebate management dans un CPQ ?

• Automatisation : au lieu de gérer les rebates dans des systèmes séparés (Excel, e-mails, etc.), leur intégration dans le CPQ permet de centraliser les informations, d’automatiser les calculs et de simplifier les processus d’approbation.
• Optimisation de la marge : le CPQ permet déjà d’optimiser les prix nets. En y intégrant les rebates, on va encore plus loin, jusqu’au net perçu (ou price pocket), c’est-à-dire le prix réellement encaissé après application des remises différées. Cela offre une meilleure visibilité sur la marge réelle.
• Transparence et conformité : les conditions commerciales sont claires, centralisées dans un seul document généré par le CPQ. Cela réduit les erreurs, améliore la conformité avec les politiques tarifaires, et renforce la confiance des clients.

Enjeux des rebates selon PROS (Christophe Lafont)

Christophe Lafont – PROS

Bonjour à toutes et à tous. Merci Omar pour cette introduction.

Dans cette deuxième partie, je vais vous parler du positionnement de PROS sur les rebates, des enjeux que nous observons sur le marché aujourd’hui, et je vous présenterai une démonstration de la création d’un rebate dans notre plateforme.

Les enjeux liés aux rebates pour les industriels et les distributeurs peuvent être regroupés en trois grandes catégories :

1. Amélioration de la relation client
   Les rebates permettent un pilotage proactif du comportement des clients et partenaires. En définissant des objectifs sous forme de rebates, on peut orienter les comportements d’achat vers certaines gammes de produits ou volumes. Cela favorise une relation commerciale sur le long terme, en fidélisant les clients à travers des engagements mutuels.
2. Optimisation du cash-flow
   Contrairement aux remises immédiates, les rebates ne sont versés qu’une fois les objectifs atteints. Cela signifie que l’entreprise ne concède pas immédiatement une réduction de chiffre d’affaires, mais la conditionne à la performance du client. Résultat : une amélioration du cash-flow, puisque les paiements sont différés dans le temps (trimestre, semestre, année…).
3. Protection des prix
   Les rebates permettent de maintenir un prix public affiché plus stable, en limitant les remises immédiates. Cela renforce la transparence tarifaire et protège la valeur perçue des produits ou services. En restant proche du prix public, tout en offrant des rebates conditionnels, on valorise davantage l’offre auprès du client.

Enfin, un autre enjeu important est la prévision commerciale. En fixant des objectifs clairs (en volume ou en chiffre d’affaires), les rebates permettent de mieux anticiper les ventes. Les commerciaux savent ce que les clients vont chercher à atteindre, ce qui rend l’activité plus prévisible.

Les rebates offrent également un nouveau levier de négociation. Le commercial peut jouer à la fois sur les remises immédiates et sur les rebates conditionnels pour structurer ses offres de manière plus équilibrée.

Risques liés au manque d’automatisation des rebates

Sur le marché, nous constatons un risque important lié au manque d’automatisation dans la gestion des rebates.

Il existe deux grands profils d’entreprises :

1. Celles qui utilisent déjà les rebates, souvent depuis longtemps, mais qui les gèrent via leur ERP. Or, les ERP ont une approche très transactionnelle, peu orientée vers les enjeux commerciaux. Ils ne permettent pas toujours de consulter facilement les programmes de rebates, ni de calculer précisément les montants dus, ni d’offrir une visibilité claire sur l’atteinte des objectifs.
2. Celles qui n’ont jamais mis en place de rebates et souhaitent s’y mettre. Dans ce cas, la première étape consiste souvent à gérer les rebates dans Excel. Cela engendre une lourdeur administrative importante et un risque d’erreurs élevé.

La gestion manuelle des rebates est complexe. Il faut savoir :

• Créer un programme de rebate,
• L’appliquer correctement,
• Et surtout, calculer les provisions associées, ce qui est particulièrement difficile.

De nombreux événements peuvent impacter ces calculs : retours de marchandises, avoirs, ajustements financiers… Le nombre de sources pouvant influencer les provisions est élevé, et leur gestion manuelle dans Excel devient vite ingérable.

Les conséquences de ce manque d’automatisation sont multiples :

• Une relation client dégradée, en raison d’un manque de transparence sur les montants dus.
• Des erreurs de calcul, qui peuvent nuire à la confiance du client.
• Des risques de non-conformité comptable, avec des impacts potentiellement graves lors d’audits financiers.

C’est pourquoi PROS a investi dans une plateforme de gestion des rebates, intégrée à notre solution CPQ et Pricing. L’objectif est de simplifier et automatiser la gestion des rebates autour de trois axes : la planification, l’administration et l’optimisation.

Les trois axes de la plateforme Rebate de PROS

Chez PROS, nous avons structuré notre plateforme de gestion des rebates autour de trois axes principaux :

1. La planification
Il s’agit du travail en amont. On distingue deux types d’organisations :

• Les organisations centralisées, où les programmes de rebates sont définis par des équipes de pricing managers, puis utilisés par les commerciaux avec peu de marge de manœuvre.
• Les organisations décentralisées, où les commerciaux peuvent eux-mêmes négocier et créer des programmes de rebates en direct avec leurs clients.

L’objectif est de faciliter la création de modèles de programmes, avec des règles claires, des paliers définis, et des types de remises autorisées. Ces modèles peuvent ensuite être adaptés localement pour répondre aux besoins spécifiques des clients.

2. L’administration
Une fois les rebates planifiés et appliqués aux transactions, il faut pouvoir :

• Visualiser facilement, dès le devis, l’impact d’un programme de rebate sur la marge.
• Identifier les lignes de devis concernées, les rebates activés, les gains pour le client, et l’impact sur la rentabilité.

Ensuite, il faut automatiser le traitement des paiements (ou actuals). Cela consiste à analyser, sur une période donnée, toutes les transactions (factures, livraisons, retours…) pour calculer automatiquement les provisions à verser ou à comptabiliser.

3. L’optimisation
Même si certains ERP permettent de créer des programmes de rebates, ils offrent peu de fonctionnalités pour les optimiser. Notre plateforme intègre des agents d’intelligence artificielle qui assistent les utilisateurs dans la création et l’ajustement des programmes, en fonction des objectifs de chiffre d’affaires, de marge ou de territoire.

Ces agents permettent une analyse fine et granulaire, facilitant la prise de décision et l’alignement des rebates avec les priorités stratégiques de l’entreprise.

Démonstration de la création d’un rebate dans la plateforme PROS

Passons maintenant à une démonstration concrète de la création d’un programme de rebate dans la plateforme PROS.

Lorsque je me connecte à mon environnement PROS, j’accède à une liste de programmes de rebates. Chaque programme a un statut : brouillon, en cours d’approbation, ou actif (prêt à être utilisé par les commerciaux).

Pour créer un nouveau rebate, je clique sur “Create new rebate”. Le processus se déroule en quatre étapes :

1. Informations générales : nom du programme, description, devise utilisée, rattachement éventuel à un modèle existant.
2. Règles d’éligibilité : définition du bénéficiaire (client), de l’entité transactionnelle, du compte de provision, de la source de financement, etc.
3. Lignes de rebate : pour chaque ligne, on définit :
   • Les objectifs (en chiffre d’affaires, en volume ou qualitatifs),
   • Les critères d’inclusion/exclusion (produits, zones géographiques, etc.),
   • La structure de l’incentive (pourcentage ou montant fixe, paliers, etc.).
4. Vérification et soumission : récapitulatif du programme, puis envoi pour validation managériale.

La plateforme intègre également des agents d’intelligence artificielle. Sur la droite de l’écran, une boîte de dialogue permet d’interagir avec l’IA pour :

• Poser des questions,
• Générer automatiquement des lignes de rebate,
• Obtenir des suggestions en fonction d’un client ou d’un objectif de marge.

Une fois le programme validé, il devient actif et peut être utilisé dans les devis. Lors de la création d’un devis, le commercial peut voir :

• Les rebates applicables à chaque ligne,
• Les montants estimés,
• L’impact sur la marge.

Cela permet une transparence totale et une prise de décision éclairée pour le commercial, qui visualise en temps réel :

• Le prix catalogue,
• La remise immédiate,
• Le rebate conditionnel,
• Et la marge finale.

Présentation de Ben Consulting Services

Omar Bendada – Ben Consulting Services

Je vais conclure cette session avec une présentation rapide de Ben Consulting Services et de la manière dont nous pouvons vous accompagner sur ce type de projet.

Ben Consulting, c’est une équipe de spécialistes du CPQ, et plus largement du quote-to-cash. Depuis plus de dix ans, nous concevons et implémentons des solutions de CPQ, de pricing, de billing, et désormais de rebate management. L’entreprise a été créée avec l’objectif clair de se spécialiser dans ces domaines, en combinant une expertise technique pointue et une connaissance métier approfondie.

Aujourd’hui, Ben Consulting, c’est :

• 35 collaborateurs,
• Des partenariats technologiques avec une douzaine d’éditeurs,
• Plus de 20 clients accompagnés sur des projets CPQ, pricing, etc.

Notre approche repose sur un accompagnement global, dès l’expression du besoin. Nous aidons nos clients à :

• Analyser leurs besoins,
• Choisir la solution la plus adaptée,
• Implémenter et paramétrer la solution,
• Et assurer la formation, la maintenance et le support post-projet.

Nous avons structuré notre offre autour de trois services phares :

1. CPQ by BCS : notre offre principale, conçue pour accompagner la mise en place de solutions CPQ, pricing et au-delà, selon les besoins métiers spécifiques.
2. Transfer by BCS : notre méthodologie de transfert de compétences et de gestion des connaissances entre nos équipes et celles du client.
3. Maintenance by BCS : un service managé pour garantir la maintenance opérationnelle des solutions mises en place.

Un mot sur notre framework CPQ, qui est un peu notre marque de fabrique. Il s’agit d’un ensemble de processus, d’outils et de méthodes de modélisation développés par notre équipe. Ce framework nous permet de capturer et modéliser tout besoin autour du CPQ ou du quote-to-cash, quel que soit le secteur (industrie, distribution, assurance…).

Notre approche est :

• Agnostique du secteur d’activité,
• Technologiquement neutre (nous partons des besoins, pas des outils),
• Et surtout orientée données, avec des règles et configurations modélisées de manière à faciliter la maintenance à long terme.

Ce framework est utilisé dans tous nos projets, notamment avec PROS, avec qui nous avons déjà mené plusieurs implémentations réussies.

Q&A et conclusion

Session de questions-réponses

Christophe Lafont – PROS

Nous avons déjà quelques questions, je vais commencer par la première :

Q : Vous avez mentionné l’IA au début. Où la retrouve-t-on dans votre solution ?
R : Nous avons actuellement quatre agents d’intelligence artificielle intégrés à la plateforme. PROS utilise l’IA depuis longtemps, notamment pour l’optimisation des prix, via des réseaux de neurones.

Plus précisément :

• Un agent IA assiste à la création des programmes de rebates.
• Un autre est dédié à la recherche et à l’alimentation du catalogue, pour identifier les bons produits selon le contexte client ou générer des assortiments.
• Un agent est intégré au module de gestion tarifaire (Price Management), pour analyser les stratégies de prix.
• Enfin, un agent fonctionne comme un assistant analytique, capable de générer des rapports et graphiques à la volée, à partir des données transactionnelles.

Q : Votre CPQ est-il compatible avec Salesforce CPQ ou s’agit-il de votre propre solution ?
R : Nous proposons une plateforme complète qui inclut le CPQ, la gestion des prix (Price Management), les rebates et l’optimisation tarifaire. Ces modules peuvent être utilisés de manière autonome ou intégrés à Salesforce CPQ via des API. Il est donc tout à fait possible de connecter notre solution à Salesforce.

Omar : Il est important de rappeler que le CPQ est un standard, au même titre que le CRM. De la même manière qu’un CRM peut être Salesforce ou Dynamics, un CPQ peut être fourni par différents éditeurs, dont PROS, qui est l’un des leaders du marché. Ces solutions s’intègrent dans des écosystèmes plus larges, avec les CRM, les ERP, etc., pour fluidifier et accélérer le processus de vente de bout en bout.

Q : Pourquoi ne pas gérer les rebates uniquement dans l’ERP ?
R : Très bonne question. Historiquement, certains ERP permettent effectivement de gérer des rebates. Mais ils sont souvent peu ouverts : difficile d’y consulter les programmes, de calculer les montants en temps réel, ou de donner de la visibilité aux clients.

L’intérêt d’une plateforme dédiée, comme celle de PROS, c’est de désiloter l’information. Cela permet, par exemple :

• De proposer un portail client ou partenaire pour suivre les objectifs atteints,
• De connecter des systèmes externes (e-commerce, CRM…),
• Et de soutenir des projets de digitalisation plus larges, là où l’ERP reste souvent fermé sur lui-même.

Omar : Je suis tout à fait d’accord. Si ce n’est pas déjà dans un ERP, c’est souvent dans un fichier Excel… Ce que nous proposons, c’est d’intégrer les rebates dès le processus de vente, pour donner aux commerciaux une vision claire de la marge nette perçue, et leur permettre de mieux négocier.

Q : Quels types de rebates gérez-vous dans la solution PROS ?
R : Cela dépend de ce qu’on entend par “types”, mais globalement, nous gérons :

• Des remises en pourcentage du chiffre d’affaires réalisé,
• Ou des remises en montant fixe par unité vendue.

Conclusion

Merci à toutes et à tous pour votre participation.
Merci à Christophe pour cette présentation, et à très bientôt !

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